Vraag: Ik ben een kapperondernemer van 45 jaar, werk met 5 personeelsleden en wil eigenlijk 4 dagen per week gaan werken. Is dit verstandig en hoe pak ik een en ander aan?
Ja, het kan een heel verstandig besluit zijn om 4 in plaats van 5 dagen te gaan werken als je gevoel dit aangeeft. Maar om bij het begin te beginnen ga ik er vanuit dat je minder wilt gaan werken, maar wél met behoud van omzet. En daar zit nu precies het probleem! Jij, als ondernemer, bent in de loop van de tijd met jouw zaak gegroeid.
Jij bent hoogstwaarschijnlijk de basis geweest van jouw huidig succes en dat weten jouw klanten ook. Jouw klanten zullen daarom graag door jou geholpen willen worden. Dit is in 8 van de 10 ondernemingen het geval. Het gevolg is dat je (te) vaak vol gepland staat, terwijl jouw medewerkers soms een behoorlijke leegloop kennen. Daardoor ontstaat de situatie dat je dus ook voor een groot deel verantwoordelijk bent voor de behaalde omzet. Dus als je minder wilt gaan werken zal dit ook ten koste gaan van de omzet. Dat willen we niet, dus hoe pakken we dit nu aan?
Allereerst moet je gaan meten hoe hoog jouw bezettingsgraad is (dus hoe hard je werkt) en die van jouw medewerkers (dit kan trouwens perfect met de efficiency uitdraaien van Flexxis. Het zijn uiteindelijk de medewerkers die bepalen of je op verantwoorde wijze minder kunt gaan werken met behoud van omzet. Is de bezettingsgraad (handen in het haar tijd) van jouw medewerkers laag, dan kunnen zij die vrije dag van jou opvangen. Is deze echter hoog, dan zal dit onherroepelijk leiden tot omzetverlies. Belangrijk is dus hoe hoog de bezettingsgraad op dit moment is. Dit kun je bij uitstek met Flexxis meten. Want bedenk goed: wat je niet kunt meten, kun je ook niet “managen”.
Tot slot: Doe dit niet van de een op de andere dag, maar bereid het goed voor. Zorg voor een teamlid, die op de momenten dat je niet meer in de salon bent, de verantwoordelijkheden van jou over kan nemen en communiceer dit goed met de rest van het team. En natuurlijk, last but not least, informeer ook jouw klanten tijdig van het voorgenomen besluit. Trek 3 tot 6 maanden uit voor het op de hoogte stellen van uw klanten. Gedurende deze periode kunt u langzamerhand een deel van jouw klanten onderbrengen bij andere personeelsleden.